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L’administration, trop souvent perçue comme un simple centre de coûts ou un mal nécessaire, structure pourtant la transmission d’informations, la conformité légale et la résilience de l’entreprise. Pour le dirigeant, la maîtrise de la fonction administrative constitue un levier de sécurité, de délégation et de croissance : fiabilisation des flux, protection contre les risques de perte de savoir, et optimisation des ressources. Négliger ce pilier expose à des risques majeurs – dépendance excessive, erreurs, incapacité à transmettre l’activité en cas de départ ou de cession.
L’internalisation est adaptée aux entreprises ayant des activités complexes, des besoins de proximité, ou un volume d’opérations nécessitant un suivi permanent. Elle facilite la transmission de la culture d’entreprise, l’agilité, et la protection des informations sensibles. À l’inverse, elle augmente les coûts fixes et la dépendance envers un ou quelques salariés, ce qui peut devenir critique en cas d’absence ou de départ : pertes de mémoire organisationnelle, surcharge du dirigeant, tâches non priorisées.
Modèle intermédiaire, la mutualisation (emploi partagé, groupements d’employeurs) permet à plusieurs entreprises de bénéficier d’une compétence experte sans devoir supporter seules la charge. C’est souvent un choix pertinent pour des PME en croissance progressive ou opérant dans un écosystème local. La flexibilité est réelle, mais le dirigeant doit s’assurer du maintien continu de la qualité, de la confidentialité, et de la synchronisation des priorités.
L’externalisation via cabinets spécialisés, assistantes freelance ou partenaires mutualisés offre clarté budgétaire, montée rapide en professionnalisation et décharge le dirigeant de l’opérationnel. Toutefois, externaliser totalement peut induire une dilution de la culture, une dépendance forte au prestataire, une moindre maîtrise sur les flux de contrôle et un risque de rupture contractuelle. Le pilotage reste ainsi central : le dirigeant ne doit pas déléguer la vigilance.
Une erreur fréquente consiste à morceler la fonction, la confier à des profils non formés ou à oublier la formalisation des process : tout repose alors sur la mémoire ou la bonne volonté de quelques personnes. À l’inverse, structurer des checklists récurrentes (contrats, échéances, obligations fiscales), un plan de sauvegarde documentaire, et standardiser les tâches essentielles réduit fortement le risque, tout en facilitant le pilotage.
Formaliser un plan de passation (fiche de poste, guide interné, procédure d’urgence) évite qu’une absence imprévue désorganise l’entreprise. Former plus d’une personne clé au pilotage des priorités critiques et documenter les contacts/prestataires importants renforce la continuité. Veillez à tester régulièrement les procédures de délégation (congés, maladie, surcharge d’activité).
Le sujet ne doit pas être abordé comme un coût à minimiser à tout prix : la fonction administrative, si elle est bien structurée et pilotée, devient un véritable actif pour la valorisation et la transmissibilité de l’entreprise.
Structurer l’accompagnement administratif n’est pas réservé aux grands groupes : pour un dirigeant de PME, c’est l’une des clés pour sécuriser la croissance, renforcer la capacité de délégation et maximiser la valeur transmissible de l’entreprise. En mettant en place les bons process, outils et checklists, vous créez non seulement les conditions de la résilience, mais aussi d’une cession ou d’un passage de relais sans douleur. Posez-vous la question : si vous quittiez l’entreprise demain, la fonction administrative continuerait-elle sans accroc ? Sinon, il est temps d’agir.
Coraline Thieller est partenaire chez Scale2Sell, où elle pilote la mise en place et l’organisation de l’assistanat au sein des entreprises accompagnées.Spécialiste des opérations et de la structuration des fonctions support, elle aide les dirigeants à déléguer efficacement, à fluidifier leur quotidien et à se recentrer sur leur rôle stratégique.
Avant de rejoindre Scale2Sell, Coraline a accompagné de nombreuses startups et PME dans leur structuration interne, en s’appuyant sur une approche à la fois humaine, pragmatique et orientée résultats.
Réactive, bienveillante et ultra opérationnelle, Coraline est la garante d’une assistante qui devient un vrai levier de performance.
Maman de 2 garçons de 15 et 5 ans, Coraline est basée à Aix en Provence
François Joseph Viallon est cofondateur de Scale2Sell, où il accompagne des dirigeants dans leur passage à un nouveau palier de croissance jusqu’à la cession de leur entreprise.
Entrepreneur dans l’âme, il a fondé et dirigé StarDust, une société internationale spécialisée dans le test d’applications mobiles, qu’il a menée jusqu’à sa cession.Fort de cette expérience, il partage aujourd’hui les enseignements – succès comme erreurs – de son parcours pour aider d’autres dirigeants à structurer, valoriser et transmettre leur entreprise dans les meilleures conditions.
Il est également l'animateur du podcast Les interviews Scale2Sell et du programme d’accompagnement One Step Forward, pensé pour les dirigeants qui veulent anticiper et réussir leur transition.
François croit profondément à l’impact d’un collectif d’experts engagés, au service de dirigeants prêts à franchir une nouvelle étape.
François est papa de 2 garçons de 11 et 12 ans, il est basé à Marseille et en Haute-Savoie.
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