Comment améliorer la coordination entre mes équipes ?

Introduction

Dans une PME ou une ETI, la coordination entre les équipes conditionne la fluidité du travail, la satisfaction des clients et la capacité de l’entreprise à atteindre ses objectifs. Beaucoup de dirigeants sentent que « ça pourrait mieux fonctionner » sans vraiment savoir où se situent les blocages. Cet article vise à expliquer simplement ce qu’est une bonne coordination, pourquoi elle ne va jamais de soi, et comment l’améliorer étape par étape.

L’objectif est de vous offrir une lecture claire, pédagogique et immédiatement utile, même si vous n’êtes pas familier des termes managériaux. Nous allons regarder ce qui compte vraiment, côté dirigeants comme côté équipes.

Comprendre l’essentiel en quelques mots

Améliorer la coordination, c’est réduire les « frottements » dans votre organisation : les moments où l’information n’arrive pas, arrive trop tard ou arrive mal. Une entreprise bien coordonnée, ce n’est pas une entreprise parfaite : c’est une entreprise où chacun sait quoi faire, avec qui, et dans quel délai.

Trois éléments suffisent à résumer l’essentiel :

• Une coordination efficace repose sur la clarté : qui fait quoi, comment et pour quoi ?
• Elle dépend de routines partagées : points réguliers, outils, processus simples.
• Elle progresse lorsque les équipes savent collaborer sans repasser systématiquement par vous.

Ce qu’un dirigeant doit savoir sur le sujet

Dans beaucoup d’entreprises, le dirigeant pense que les équipes ne se coordonnent pas parce qu’elles ne veulent pas. En réalité, elles ne peuvent souvent pas : manque d’information, objectifs flous, absence de priorités, ou tout simplement pas de temps prévu pour collaborer.

Chez Scale2Sell, nous observons souvent un phénomène simple : les dirigeants imaginent que leurs équipes communiquent entre elles alors que, dans les faits, chaque service avance avec sa propre logique. Ce n’est pas un problème de bonne volonté, c’est un problème de structure.

Améliorer la coordination, c’est donc d’abord réduire l’ambiguïté. Par exemple :

• Une équipe commerciale qui ne partage pas les demandes spécifiques des clients avec la production crée des tensions évitables.
• Un service administratif qui ne sait pas quelles informations fournir à la direction financière provoque retards et doublons.
• Un service opérationnel qui ignore le calendrier marketing se retrouve en sous-charge ou en surcharge.

Ces situations ne sont pas rares. L’expérience terrain de Scale2Sell montre qu’une meilleure coordination provient presque toujours de trois leviers : de la clarté, des routines, et quelques outils bien choisis (pas nécessairement sophistiqués).

Comment analyser votre situation

Voici une méthode simple, en quatre étapes, pour comprendre où se situent vos difficultés internes.

Étape 1 : Identifier les zones de friction visibles

Demandez-vous : à quels endroits le travail se bloque-t-il régulièrement ? Cela peut être un service particulier, un moment précis du processus ou un type d’information mal partagé.

Étape 2 : Comprendre les causes réelles

Pour chaque friction, cherchez la cause derrière la cause : est-ce un manque de clarté ? Un manque de temps ? Une absence de procédure ? Une organisation devenue trop complexe ?

Étape 3 : Interroger les équipes en direct

5 minutes suffisent pour poser les bonnes questions : « Que te manque-t-il pour travailler de manière fluide avec les autres services ? » Vous serez souvent surpris par la simplicité des réponses.

Étape 4 : Prioriser 2 ou 3 chantiers maximum

Vouloir tout régler d’un coup ralentit tout le monde. Choisissez les sujets qui auront l’impact le plus visible sur la performance ou le quotidien. Puis avancez progressivement.

Les erreurs fréquentes (et comment les éviter)

• Penser que la coordination se résout avec un nouvel outil. Les outils ne corrigent pas un manque de clarté. Ils amplifient ce qui existe déjà.
• Multiplier les réunions. Trop de réunions tuent la coordination : l’enjeu est d’avoir les bonnes, pas d’en ajouter.
• Laisser chaque service travailler en silo. Sans moments d’échange transverses, chacun optimise son périmètre au détriment du collectif.
• Changer trop souvent l’organisation. Les équipes n’ont pas le temps de s’adapter, ce qui crée plus de confusion que d’amélioration.
• Sous-estimer le rôle du dirigeant. Une coordination efficace repose sur votre capacité à clarifier et arbitrer.

Les bonnes pratiques pour aller plus loin

Étape 1 : Mettre en place des points courts mais réguliers

Dans beaucoup d’entreprises, un simple point hebdomadaire inter-services suffit à fluidifier l’essentiel. Quinze minutes, un ordre du jour fixe, un tour de table rapide : c’est simple et efficace.

Étape 2 : Formaliser les responsabilités clés

Un document d’une page peut suffire : qui est responsable de quoi, pour quelle décision, avec quel niveau d’autonomie ? Dans les dossiers que nous accompagnons chez Scale2Sell, cette clarification réduit immédiatement les doublons et les retards.

Étape 3 : Utiliser un langage commun

Lorsque chaque service utilise ses propres termes, les malentendus augmentent. Définissez quelques notions communes : ce qu’est une « urgence », ce qu’est un « client prioritaire », ce qu’on appelle un « livrable final ».

Chez Scale2Sell, nous constatons que cette harmonisation simple améliore autant la coordination qu’un logiciel cher.