.png)
Beaucoup de dirigeants se posent cette question au moment où un investisseur, une banque ou un potentiel acquéreur demande une “data room”. Et c’est souvent à ce moment-là que la panique apparaît : documents éparpillés, contrats introuvables, fichiers en doublon. Bonne nouvelle : même si rien n’a été rangé, il est tout à fait possible de construire une data room solide, claire et professionnelle.
Une data room est simplement un espace organisé où vous rangez tous les documents nécessaires pour analyser votre entreprise. L’objectif de cet article est d’expliquer, avec pédagogie, comment partir du chaos pour arriver à quelque chose de rationnel et fiable.
Une data room, c’est un dossier parfaitement structuré qui rassemble :
Elle sert à donner confiance : une data room bien organisée montre que votre entreprise est maîtrisée. À l’inverse, une data room confuse peut créer du doute, même si l’entreprise fonctionne très bien.
Construire une data room ne consiste pas seulement à “mettre des documents dans un dossier”. C’est une démarche de clarification : ranger, comprendre, vérifier, puis structurer.
Ce que les dirigeants sous-estiment souvent :
Chez Scale2Sell, nous observons souvent que les entreprises les plus performantes opérationnellement ne sont pas forcément les mieux organisées administrativement. Cela ne pose aucun problème tant que le dirigeant reprend progressivement la main sur l’information.
Voici une méthode simple pour démarrer, même si rien n’a été rangé depuis des années.
Prenez une demi-journée pour identifier où se trouvent les fichiers : boîtes mail, Google Drive, disque dur, classeurs, archives physiques. L’objectif n’est pas de classer tout de suite, mais de repérer les “zones de stockage”.
Créez un dossier temporaire sur votre ordinateur appelé « Tri ». Déposez-y tous les documents trouvés, même s’ils sont en doublon ou mal nommés. À ce stade, l’objectif est simplement de tout rassembler en un seul endroit.
Vous pouvez créer cinq dossiers principaux :
Ne cherchez pas la perfection : l’idée est d’avoir un squelette simple.
Notez les documents manquants : statuts non retrouvés, contrats anciens perdus, factures isolées. La majorité peut être récupérée auprès des prestataires : expert‑comptable, avocat, banques, salariés clés. L’expérience terrain de Scale2Sell montre que 80% des pièces “perdues” peuvent être reconstituées.
Utiliser une structure simple aide toute l’équipe à comprendre où va chaque document. Par exemple : 01_Juridique, 02_Finance, 03_RH… Cette logique facilite le travail des futurs auditeurs.
Quand il manque un document ou qu’une situation n’est pas parfaite, indiquez-le dans un fichier « Notes explicatives ». Cela évite les mauvaises interprétations. Dans les dossiers que nous accompagnons chez Scale2Sell, cette transparence apaise immédiatement les parties prenantes.
Une data room n’est pas un projet ponctuel : c’est un espace vivant. Prévoyez une mise à jour mensuelle ou trimestrielle, même légère. Chez Scale2Sell, nous voyons que cette discipline transforme progressivement le dirigeant en véritable pilote de son entreprise.
Construire une data room alors que rien n’a été rangé est non seulement possible, mais souvent l’occasion de reprendre la main sur l’information stratégique de l’entreprise. Avec une méthode simple, une organisation progressive et quelques bonnes pratiques, vous pouvez rapidement créer un espace clair, structuré et professionnel. Cela renforce la confiance des partenaires, prépare une éventuelle transmission et clarifie la gestion quotidienne.
Chez Scale2Sell, nous accompagnons les dirigeants pour structurer leur entreprise, réduire les angles morts et rendre la société réellement désirable aux yeux des acquéreurs. Parce que nous pensons qu'une société ne se vend pas, elle s'achète.
François Joseph Viallon est cofondateur de Scale2Sell, où il accompagne des dirigeants dans leur passage à un nouveau palier de croissance jusqu’à la cession de leur entreprise.
Entrepreneur dans l’âme, il a fondé et dirigé StarDust, une société internationale spécialisée dans le test d’applications mobiles, qu’il a menée jusqu’à sa cession.Fort de cette expérience, il partage aujourd’hui les enseignements – succès comme erreurs – de son parcours pour aider d’autres dirigeants à structurer, valoriser et transmettre leur entreprise dans les meilleures conditions.
Il est également l'animateur du podcast Les interviews Scale2Sell et du programme d’accompagnement One Step Forward, pensé pour les dirigeants qui veulent anticiper et réussir leur transition.
François croit profondément à l’impact d’un collectif d’experts engagés, au service de dirigeants prêts à franchir une nouvelle étape.
François est papa de 2 garçons de 11 et 12 ans, il est basé à Marseille et en Haute-Savoie.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)