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Donner accès à ses données est devenu incontournable : collaborateurs, partenaires, outils logiciels, prestataires… tout le monde a besoin d’informations pour travailler efficacement. Mais pour un dirigeant de PME ou d’ETI, cette simple question soulève souvent une inquiétude légitime : comment ouvrir sans s’exposer ? Cet article vise à expliquer clairement les bases pour partager vos données en limitant les risques, sans jargon inutile et avec une approche concrète, adaptée au quotidien des entreprises.
Partager des données en sécurité consiste à donner le bon accès à la bonne personne, au bon moment, avec les bonnes limites. Rien de plus, rien de moins. L’objectif n’est pas de verrouiller tout, mais de contrôler qui voit quoi, et ce qui peut être fait avec.
Trois idées clés suffisent pour comprendre 80 % du sujet :
La majorité des incidents de sécurité dans les PME ne proviennent pas d’un pirate masqué ou d’une attaque sophistiquée, mais d’un accès trop large laissé « par défaut ». Partage d’un dossier complet plutôt qu’un fichier précis, accès administrateur non justifié, ancien collaborateur toujours présent dans le système… Nous constatons régulièrement ces situations chez Scale2Sell lors de missions de structuration.
Pour une entreprise en croissance, maîtriser les accès n’est pas un sujet technique : c’est un sujet de gouvernance. En effet, une donnée mal contrôlée peut impacter :
L’expérience terrain de Scale2Sell montre que les dirigeants sous-estiment souvent un point essentiel : donner accès est une décision organisationnelle, pas un clic sur un bouton. Chaque accès doit refléter un besoin précis, limité et réversible.
Voici une méthode simple en quatre étapes pour évaluer rapidement si vos accès sont maîtrisés ou exposés.
Où sont stockées vos informations ? Dans un Drive, un serveur interne, des logiciels métiers, des boîtes e-mail, des dossiers personnels de collaborateurs ? Cette première étape est souvent plus floue qu’on ne l’imagine.
La question centrale est simple : « Quel collaborateur a accès à quelles données, et pourquoi ? ». Dans les dossiers que nous accompagnons chez Scale2Sell, nous voyons souvent des niveaux d’accès hérités de l’historique, jamais révisés.
Un commercial doit-il voir les salaires ? Un alternant doit-il accéder au fichier clients ? Une agence externe doit-elle télécharger des données brutes ? Une analyse réaliste à ce stade permet de repérer l’essentiel des failles.
Ce n’est pas la technologie qui sécurise les données, mais les règles. Exemple : « tout accès doit être limité, documenté, révisé tous les trois mois ». Même avec des outils modestes, cette approche fonctionne très bien.
Plutôt que de gérer les droits individuellement, créez des « rôles » : commercial, administratif, direction, partenaire. Chaque rôle a des accès prédéfinis, ce qui simplifie la gestion et réduit les erreurs.
Une page suffit : qui décide des accès, comment les attribuer, comment les retirer. Chez Scale2Sell, nous observons qu’une simple documentation claire améliore immédiatement la sécurité sans complexifier le travail des équipes.
La révision régulière est ce qui fait réellement la différence. Les organisations changent, les rôles aussi. Ce qui était justifié en janvier ne l’est peut-être plus en juin. L’approche de Scale2Sell consiste souvent à instaurer un rituel trimestriel pour éviter que le désordre ne s’installe.
Partager ses données sans prendre de risques n’a rien d’un défi technique. C’est avant tout une question d’organisation, de cohérence et de règles simples appliquées régulièrement. En maîtrisant vos accès, vous protégez votre entreprise, vous renforcez votre efficacité et vous améliorez votre attractivité pour un futur acquéreur. Chez Scale2Sell, nous accompagnons les dirigeants pour structurer leur entreprise, réduire les angles morts et rendre la société réellement désirable aux yeux des acquéreurs. Parce que nous pensons qu'une société ne se vend pas, elle s'achète.
François Joseph Viallon est cofondateur de Scale2Sell, où il accompagne des dirigeants dans leur passage à un nouveau palier de croissance jusqu’à la cession de leur entreprise.
Entrepreneur dans l’âme, il a fondé et dirigé StarDust, une société internationale spécialisée dans le test d’applications mobiles, qu’il a menée jusqu’à sa cession.Fort de cette expérience, il partage aujourd’hui les enseignements – succès comme erreurs – de son parcours pour aider d’autres dirigeants à structurer, valoriser et transmettre leur entreprise dans les meilleures conditions.
Il est également l'animateur du podcast Les interviews Scale2Sell et du programme d’accompagnement One Step Forward, pensé pour les dirigeants qui veulent anticiper et réussir leur transition.
François croit profondément à l’impact d’un collectif d’experts engagés, au service de dirigeants prêts à franchir une nouvelle étape.
François est papa de 2 garçons de 11 et 12 ans, il est basé à Marseille et en Haute-Savoie.
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