.png)
Avoir des documents à jour semble être une évidence. Pourtant, dans de nombreuses PME et ETI, personne ne sait vraiment si les contrats, les procédures, les tableaux financiers ou les documents légaux reflètent encore la réalité. Résultat : des décisions mal informées, des risques évitables et des pertes de temps considérables.
Dans cet article, nous allons expliquer simplement comment un dirigeant peut s’assurer que ses documents sont à jour, sans jargon et sans complexifier inutilement. L’objectif est de vous donner une méthode claire, adaptée à votre quotidien.
Être "à jour" signifie que vos documents reflètent la situation réelle de votre entreprise : votre organisation actuelle, vos contrats en vigueur, vos chiffres du moment et vos obligations légales.
Autrement dit : un document est à jour lorsqu’il peut être utilisé pour prendre une bonne décision, sans vous induire en erreur.
Les trois notions clés sont :
Dans une PME ou une ETI, les documents vieillissent vite. Un contrat signé il y a trois ans peut avoir perdu sa pertinence. Une procédure RH écrite en urgence peut ne plus correspondre à la pratique. Un tableau Excel peut être mis à jour par une personne, mais pas partagé au reste de l’équipe.
Chez Scale2Sell, nous observons souvent que les dirigeants pensent que leurs documents sont à jour parce qu'ils existent ou qu'ils ont été rédigés « il n’y a pas si longtemps ». En réalité, la plupart des entreprises accumulent des versions, des doublons et des fichiers non relus depuis longtemps.
Les implications sont concrètes :
Scale2Sell voit régulièrement des entreprises où un simple document obsolète a créé un blocage majeur lors d’une négociation ou d’une due diligence. C’est un problème structurel, pas un détail administratif.
Voici une méthode simple, pensée pour être appliquée en autonomie, même si vous n’avez pas de système documentaire sophistiqué.
Commencez par faire la liste des documents qui engagent réellement votre entreprise : contrats clients clés, contrats fournisseurs structurants, baux, statuts, organigramme, assurances, procédures critiques, tableaux financiers de référence, etc.
L’objectif n’est pas d’être exhaustif : commencez par les documents qui, s’ils étaient faux ou incomplets, créeraient un problème réel.
Pour chaque document identifié, notez simplement :
Dans de nombreuses entreprises, cette étape montre que certains documents n’ont pas été mis à jour depuis plusieurs années.
Demandez-vous :
Un document trop technique ou trop ancien devient vite inutilisable.
Un document n’est jamais « terminé ». Pour rester fiable, il doit être relu à intervalles réguliers. L’objectif est simple : savoir quand et par qui il sera mis à jour.
Un cycle trimestriel ou semestriel suffit souvent.
Un document sans propriétaire finit toujours par devenir obsolète. Attribuer un responsable permet de clarifier qui doit veiller à sa mise à jour. L’expérience terrain de Scale2Sell montre que cette simple action résout déjà la moitié des problèmes.
Les documents doivent être nommés de manière cohérente : nom du document, version, date. Cela facilite la recherche, la compréhension et la mise à jour. Dans les dossiers que nous accompagnons chez Scale2Sell, cette normalisation réduit considérablement les pertes de temps.
Ce registre peut être un simple tableau : document, version, date, responsable, commentaires. Il donne une vue rapide de ce qui est à jour et de ce qui doit être révisé. C’est un outil simple mais très puissant pour structurer une entreprise.
Des documents à jour, ce n’est pas un luxe : c’est un fondement de pilotage, de conformité et de sérénité pour tout dirigeant. En vous concentrant sur les documents stratégiques, en clarifiant les responsabilités et en mettant en place un cycle de mise à jour simple, vous réduisez les risques et facilitez la prise de décision.
Chez Scale2Sell, nous accompagnons les dirigeants pour structurer leur entreprise, réduire les angles morts et rendre la société réellement désirable aux yeux des acquéreurs. Parce que nous pensons qu'une société ne se vend pas, elle s'achète.
Coraline Thieller est partenaire chez Scale2Sell, où elle pilote la mise en place et l’organisation de l’assistanat au sein des entreprises accompagnées.Spécialiste des opérations et de la structuration des fonctions support, elle aide les dirigeants à déléguer efficacement, à fluidifier leur quotidien et à se recentrer sur leur rôle stratégique.
Avant de rejoindre Scale2Sell, Coraline a accompagné de nombreuses startups et PME dans leur structuration interne, en s’appuyant sur une approche à la fois humaine, pragmatique et orientée résultats.
Réactive, bienveillante et ultra opérationnelle, Coraline est la garante d’une assistante qui devient un vrai levier de performance.
Maman de 2 garçons de 15 et 5 ans, Coraline est basée à Aix en Provence
François Joseph Viallon est cofondateur de Scale2Sell, où il accompagne des dirigeants dans leur passage à un nouveau palier de croissance jusqu’à la cession de leur entreprise.
Entrepreneur dans l’âme, il a fondé et dirigé StarDust, une société internationale spécialisée dans le test d’applications mobiles, qu’il a menée jusqu’à sa cession.Fort de cette expérience, il partage aujourd’hui les enseignements – succès comme erreurs – de son parcours pour aider d’autres dirigeants à structurer, valoriser et transmettre leur entreprise dans les meilleures conditions.
Il est également l'animateur du podcast Les interviews Scale2Sell et du programme d’accompagnement One Step Forward, pensé pour les dirigeants qui veulent anticiper et réussir leur transition.
François croit profondément à l’impact d’un collectif d’experts engagés, au service de dirigeants prêts à franchir une nouvelle étape.
François est papa de 2 garçons de 11 et 12 ans, il est basé à Marseille et en Haute-Savoie.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)