Checklist pour professionnaliser les fonctions support dans une PME en croissance

Checklist pour professionnaliser les fonctions support dans une PME en croissance
April 15, 2025

Dans une PME qui passe de 10 à 50 salariés, ou qui franchit la barre des 3 à 5 millions d’euros de chiffre d’affaires, les fonctions support deviennent clés pour tenir la structure, absorber la croissance et préparer une éventuelle cession.

Mais par où commencer ? Voici une checklist pragmatique, pensée pour les dirigeants qui veulent structurer sans alourdir.

🧩 1. Fonction administrative et assistanat

  • Recruter ou faire évoluer un·e assistant·e de direction en bras droit opérationnel
  • Documenter les processus récurrents (facturation, relances, gestion des déplacements, contrats)
  • Mettre en place un outil centralisé de gestion documentaire (Google Drive structuré, Notion, etc.)
  • Automatiser les tâches simples : factures, modèles de mails, relances clients, etc.
  • Créer un planning hebdo des tâches récurrentes avec rappel (via un outil de gestion comme Trello, ClickUp...)

📊 2. Fonction financière et contrôle de gestion

  • Externaliser (ou recruter à temps partiel) un·e DAF ou contrôleur de gestion
  • Mettre en place un tableau de bord mensuel (marge, trésorerie, rentabilité par activité)
  • Suivre la trésorerie prévisionnelle à 3-6 mois
  • Réaliser une comptabilité analytique simple (par client, par BU, par type d’offre)
  • Établir un budget annuel avec suivi mensuel des écarts

👥 3. Fonction RH et gestion du personnel

  • Formaliser les fiches de poste de chaque collaborateur
  • Mettre en place un processus d’onboarding pour chaque nouvelle recrue
  • Suivre les entretiens individuels et les plans de formation
  • Externaliser la paie si ce n’est pas déjà fait (avec un cabinet ou un logiciel adapté)
  • Utiliser un outil simple de suivi RH (congés, formations, entretiens, temps de travail…)

🧠 4. Fonction IT / outils / digital

  • Centraliser les accès aux logiciels dans un gestionnaire sécurisé de mots de passe (ex : Dashlane, 1Password)
  • Cartographier les outils utilisés et supprimer les doublons ou outils inutiles
  • Mettre en place des outils collaboratifs adaptés à la taille de l’équipe (Slack, Notion, Drive, ClickUp…)
  • Nommer un référent interne ou externe pour les demandes techniques / support IT
  • Documenter les usages numériques internes (qui fait quoi, où sont stockées les infos, etc.)

💬 5. Fonction communication interne et pilotage transverse

  • Mettre en place une réunion hebdo d’équipe cadrée (30-45 min, avec ordre du jour clair)
  • Centraliser l’info importante dans un journal d’entreprise interne ou espace partagé
  • Définir un cadre de circulation de l’information (ce qui est transmis, comment, à quelle fréquence)
  • Nommer un ou plusieurs chefs de projets internes sur les sujets structurants
  • Planifier des revues trimestrielles de pilotage avec les fonctions clés

🚨 Bonus : ce qui alerte qu’il est temps de professionnaliser

☑️ Le dirigeant continue de tout gérer lui-même ou de valider chaque décision
☑️ L’entreprise dépend d’une ou deux personnes "couteaux suisses" qui tiennent la baraque
☑️ Il n’y a pas de suivi budgétaire structuré ni de rituels de pilotage
☑️ L’intégration des nouveaux est improvisée à chaque fois
☑️ Chaque nouveau client ou nouveau salarié génère une sensation de désorganisation

À retenir :

Professionnaliser les fonctions support, ce n’est pas devenir une grande entreprise.
C’est s’offrir de la stabilité, de la clarté… et de la valeur.

Chez Scale2Sell, on aide les dirigeants à construire une structure qui tient la route sans dépendre d’eux à 100 %. Cette checklist est le point de départ.

Allez plus loin, échangez avec un partner !

Sandrine
Sandrine
Montel
Partner Finance

Sandrine Montel est Partner Finance chez Scale2Sell. Elle accompagne les dirigeants dans la structuration de leur pilotage financier, la maîtrise de leur rentabilité et la préparation aux grandes étapes de transformation : accélération de la croissance, levée de fonds ou cession.

Avec plus de 20 ans d’expérience en direction financière dans des PME et ETI, Sandrine combine une approche stratégique, une capacité d’analyse pointue et une forte orientation terrain. Elle a accompagné de nombreuses entreprises dans la mise en place d’outils de gestion performants, le dialogue avec les investisseurs, ou encore la sécurisation de leur trésorerie dans des phases critiques.

Chez Scale2Sell, elle agit comme un véritable bras droit financier des dirigeants, en les aidant à prendre des décisions éclairées, fiables et tournées vers la création de valeur.

Sandrine croit profondément que la rigueur financière n’est pas une contrainte, mais un moteur de sérénité et d’impact pour les dirigeants.

Elle vit entre Lyon et Bordeaux, et partage son énergie entre ses missions de conseil, l’accompagnement de jeunes talents de la finance… et son potager bio, qu’elle cultive avec autant de méthode que ses plans de trésorerie.

Coraline
Coraline
Thieller
Partner Délégation

Coraline Thieller est partenaire chez Scale2Sell, où elle pilote la mise en place et l’organisation de l’assistanat au sein des entreprises accompagnées.Spécialiste des opérations et de la structuration des fonctions support, elle aide les dirigeants à déléguer efficacement, à fluidifier leur quotidien et à se recentrer sur leur rôle stratégique.

Avant de rejoindre Scale2Sell, Coraline a accompagné de nombreuses startups et PME dans leur structuration interne, en s’appuyant sur une approche à la fois humaine, pragmatique et orientée résultats.

Réactive, bienveillante et ultra opérationnelle, Coraline est la garante d’une assistante qui devient un vrai levier de performance.

Maman de 2 garçons de 15 et 5 ans, Coraline est basée à Aix en Provence

François
François
Viallon
Partner Stratégie

François Joseph Viallon est cofondateur de Scale2Sell, où il accompagne des dirigeants dans leur passage à un nouveau palier de croissance jusqu’à la cession de leur entreprise.

Entrepreneur dans l’âme, il a fondé et dirigé StarDust, une société internationale spécialisée dans le test d’applications mobiles, qu’il a menée jusqu’à sa cession.Fort de cette expérience, il partage aujourd’hui les enseignements – succès comme erreurs – de son parcours pour aider d’autres dirigeants à structurer, valoriser et transmettre leur entreprise dans les meilleures conditions.

Il est également l'animateur du podcast Les interviews Scale2Sell et du programme d’accompagnement One Step Forward, pensé pour les dirigeants qui veulent anticiper et réussir leur transition.

François croit profondément à l’impact d’un collectif d’experts engagés, au service de dirigeants prêts à franchir une nouvelle étape.

François est papa de 2 garçons de 11 et 12 ans, il est basé à Marseille et en Haute-Savoie.