Marchand de biens, optimisez votre temps : pourquoi déléguer à une assistante est un atout stratégique ?

Le métier de marchand de biens exige de mobiliser votre temps sur des tâches à forte valeur ajoutée : recherche d’opportunités, négociation, montage d’opérations. Pourtant, nombre d’entre vous s’éparpillent sur le quotidien administratif, organisationnel ou commercial. L’appui d’une assistante, même à distance ou à temps partiel, représente souvent un levier majeur de performance… à condition d’en saisir tous les enjeux.

• Quelles sont les 5 tâches principales que vous pouvez lui confier ?
• Où se trouve la limite de ses missions ?
• Et surtout : pourquoi externaliser ce rôle, et jusqu’à quand ?

🔎 Les 5 principales missions à déléguer à une assistante quand on est marchand de biens

1. Gestion et organisation de l’agenda

• Tenue et optimisation de votre planning : rendez-vous notaires, visites, réunions avec maîtres d’œuvre ou partenaires
• Filtrage des sollicitations et gestion des appels entrants
• Préparation des déplacements professionnels

Vous limitez l’oubli ou la surcharge, et restez concentré sur les négociations-clés.

2. Suivi administratif et gestion documentaire

• Mise à jour des dossiers d’acquisition et revente
• Collecte/numérisation des pièces (K-bis, PV assemblées, diagnostics…)
• Classement, archivage et veille sur les obligations de conformité

L’assistante évite pertes de documents et retards administratifs, garantissant la fluidité des transactions.

3. Préparations/comptabilité de base

• Saisie des factures, suivi des paiements entrants/sortants
• Aide à la collecte de pièces pour l’expert-comptable
• Relances simples en cas d’impayés

Vous gagnez en visibilité sur la trésorerie sans y passer vos soirées.

4. Organisation de la communication et des démarches commerciales

• Suivi des relances mails ou appels pour rdv ou visites
• Mise à jour d’annonces, publications sur les portails ou réseaux sociaux
• Préparation ou mise en page de présentations-type

Votre prospection reste active et professionnelle, même sur de nombreux dossiers simultanés.

5. Coordination avec les interlocuteurs externes

• Prise de rendez-vous avec prestataires (géomètre, architecte, diagnostiqueur…)
• Transfert d’informations entre les différentes parties (clients, vendeurs, notaires…)
• Relances pour obtenir ou transmettre les éléments essentiels à vos opérations

Ce lien proactif contribue à rendre l’activité moins dépendante de votre seule disponibilité, et par ricochet à créer de la valeur en cas de revente ou de partenariat.

🚫 Ce qu’il ne faut pas attendre d’une assistante dans l’immobilier/marchand de biens

• Elle ne prend pas de décisions stratégiques (analyse marché, choix montage fiscal)
• Elle n’est pas agent commercial indépendant (pas de visites autonomes, ni gestion directe des transactions)
• Elle ne se substitue pas à l’expert-comptable
• Elle n’engage pas la société dans des actes juridiques à votre place
• Elle n’assure pas la conduite d’opération

Son rôle : vous épauler dans le back-office, l’administratif et l’organisationnel, sans piloter l’activité à votre place ni prendre d’initiatives risquées.

⚖️ Externalisation ou internalisation de l’assistanat : que privilégier, et quand basculer ?

✔️ Pourquoi choisir l’assistante externalisée ?

• Flexibilité : adaptée si vous intervenez pour de multiples clients et avez des périodes de charge variable
• Optimisation des coûts : paiement à l’acte, sans charges sociales ni engagement
• Mise en place rapide : vous gagnez du temps immédiatement, sans gestion RH à assurer

L’externalisation est pertinente tant que le volume de dossiers ne justifie pas un recrutement à plein temps (souvent jusqu’à 12-15 opérations suivies en simultané, ou 300-500k€ de CA annuel).

👩‍💼 Quand internaliser ?

• Dès que l’activité devient soutenue et récurrente (création de structures multiples, portefeuille de clients permanent)
• Vous devez confier de nouveaux pans (suivi multi-opérations, reporting interne, prise en charge de l’événementiel)

Limites :
• Coût plus élevé et charge managériale
• Nécessite de garantir de vraies missions régulières

Internaliser devient logique à partir de 30-40 opérations/an, ou dès lors que la relation assistante/dirigeant requiert une proximité quotidienne et une immersion dans vos process propriétaires.