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L’absence de documentation interne est un sujet plus courant qu’on ne l’imagine. Dans beaucoup de PME, les processus, les méthodes de travail et les décisions clés sont dans la tête du dirigeant ou de quelques collaborateurs. Cela fonctionne… jusqu’au jour où cela bloque la croissance ou crée des risques. La documentation interne, c’est simplement le fait de rendre explicite ce qui est aujourd’hui implicite. Ce n’est pas un dossier de 200 pages, mais un ensemble clair de règles, d’outils, de procédures et d’informations permettant à l’entreprise de fonctionner sans dépendre d’une ou deux personnes.
L’objectif n’est pas de produire un manuel parfait mais de sécuriser l’activité, fluidifier le travail et rendre l’organisation plus prévisible.
La documentation interne représente un actif invisible mais crucial pour une PME ou une ETI. Elle conditionne la transmission du savoir-faire, la continuité d’activité et la capacité à absorber de nouveaux collaborateurs sans perdre en qualité. Chez Scale2Sell, nous observons régulièrement que les entreprises qui paraissent « bien organisées » reposent en réalité sur des habitudes non écrites et une transmission orale. Tant que l’équipe reste stable, cela tient. Dès que quelqu’un part, tout vacille.
Voici les points essentiels qu’un dirigeant doit comprendre :
• Sans documentation, votre entreprise dépend énormément de vous. Cela limite la délégation, crée de la fatigue décisionnelle et bloque naturellement la croissance.
• Les nouveaux salariés mettent plus de temps à être opérationnels car ils doivent « deviner » les attentes.
• Les erreurs se répètent parce que chacun applique sa propre interprétation du processus.
• En cas de cession future, l’absence de documentation dégrade la valorisation. Elle donne le sentiment d’une entreprise « artisanale » — même lorsqu’elle est performante.
L’expérience terrain de Scale2Sell montre que la documentation interne n’est pas un luxe : c’est un socle pour stabiliser l’entreprise, réduire les risques et rendre le fonctionnement plus fluide au quotidien.
Voici une méthode simple, adaptée aux dirigeants très occupés, pour évaluer où vous en êtes :
Étape 1 : Identifier les zones critiques
Listez les activités sans lesquelles l’entreprise s’arrête : production, relation client, facturation, contrôle qualité, gestion des stocks, etc. Demandez-vous : « Si la personne qui gère cela part demain, que se passe-t-il ? »
Étape 2 : Vérifier le niveau de dépendance aux individus
Repérez les postes où une seule personne détient les informations clés. Par exemple : le chef d’atelier qui connaît toutes les machines, la responsable administrative qui gère la facturation « à sa manière ». Plus la dépendance est forte, plus la documentation est urgente.
Étape 3 : Examiner vos outils actuels
Vous avez peut-être déjà une documentation sans le savoir : modèles d’e-mails, procédures dans un cahier, fichiers Excel, messages dans un groupe WhatsApp. L’enjeu est de centraliser et organiser ce qui existe déjà.
Étape 4 : Définir un niveau de documentation réaliste
La bonne documentation n’est pas un livre : ce sont des documents simples, clairs, actionnables. Par exemple : « Comment créer un devis », « Comment qualifier un prospect », « Comment démarrer une machine ». Mieux vaut 10 pages utiles que 150 pages illisibles.
Commencez par des « fiches pratiques » très courtes. Une fiche, un sujet, trois à cinq étapes. Cela suffit largement pour clarifier 80 % des situations.
Centralisez tout dans un espace unique : un Drive, un dossier partagé, un intranet simple. L’enjeu est la cohérence, pas la sophistication. Dans les dossiers que nous accompagnons chez Scale2Sell, la centralisation seule améliore déjà la transmission interne.
Faites vivre la documentation. Prévoyez une mise à jour trimestrielle ou semestrielle, courte et sans formalisme. Chez Scale2Sell, nous observons que les entreprises qui s’y tiennent développent une culture de la rigueur beaucoup plus rapidement que les autres.
Ne pas avoir de documentation interne n’est pas une fatalité. En réalité, c’est même un point de départ courant pour de nombreuses PME. Ce qui compte, c’est d’engager une démarche progressive, simple et orientée vers la transmission. Documenter, c’est sécuriser l’activité, réduire la dépendance aux individus et rendre l’entreprise plus robuste. Avec quelques actions ciblées, vous pouvez créer un socle solide qui facilitera la croissance et préparera l’avenir, notamment en vue d'une éventuelle cession. Chez Scale2Sell, nous accompagnons les dirigeants pour structurer leur entreprise, réduire les angles morts et rendre la société réellement désirable aux yeux des acquéreurs. Parce que nous pensons qu'une société ne se vend pas, elle s'achète.
Analyse stratégique : Votre activité pourrait-elle fonctionner trois jours sans vous ? Si la réponse est non, cela révèle une dépendance forte à la personne du dirigeant et un risque organisationnel important. C’est souvent le signe d'un manque de documentation sur les tâches clés.
Analyse stratégique : Combien de temps faut-il à un nouveau salarié pour être réellement opérationnel ? Un délai long montre que l'information n’est pas structurée. Cela limite la croissance et réduit l’efficacité globale.
Analyse stratégique : Y a‑t‑il des tâches que seule une personne maîtrise ? Cette question permet d’identifier les risques de rupture, de surcharge et de perte de savoir-faire lors d’un départ ou d’une absence.
Analyse stratégique : Avez-vous une méthode pour mettre à jour vos procédures ou est-ce laissé au hasard ? Une absence de processus de mise à jour indique une documentation fragile, qui risque rapidement de devenir obsolète.
François Joseph Viallon est cofondateur de Scale2Sell, où il accompagne des dirigeants dans leur passage à un nouveau palier de croissance jusqu’à la cession de leur entreprise.
Entrepreneur dans l’âme, il a fondé et dirigé StarDust, une société internationale spécialisée dans le test d’applications mobiles, qu’il a menée jusqu’à sa cession.Fort de cette expérience, il partage aujourd’hui les enseignements – succès comme erreurs – de son parcours pour aider d’autres dirigeants à structurer, valoriser et transmettre leur entreprise dans les meilleures conditions.
Il est également l'animateur du podcast Les interviews Scale2Sell et du programme d’accompagnement One Step Forward, pensé pour les dirigeants qui veulent anticiper et réussir leur transition.
François croit profondément à l’impact d’un collectif d’experts engagés, au service de dirigeants prêts à franchir une nouvelle étape.
François est papa de 2 garçons de 11 et 12 ans, il est basé à Marseille et en Haute-Savoie.
Coraline Thieller est partenaire chez Scale2Sell, où elle pilote la mise en place et l’organisation de l’assistanat au sein des entreprises accompagnées.Spécialiste des opérations et de la structuration des fonctions support, elle aide les dirigeants à déléguer efficacement, à fluidifier leur quotidien et à se recentrer sur leur rôle stratégique.
Avant de rejoindre Scale2Sell, Coraline a accompagné de nombreuses startups et PME dans leur structuration interne, en s’appuyant sur une approche à la fois humaine, pragmatique et orientée résultats.
Réactive, bienveillante et ultra opérationnelle, Coraline est la garante d’une assistante qui devient un vrai levier de performance.
Maman de 2 garçons de 15 et 5 ans, Coraline est basée à Aix en Provence
Thibault Garnier est Partner Technologies chez Scale2Sell. Il accompagne les dirigeants dans la structuration de leur architecture technique, le pilotage de leurs projets digitaux stratégiques et la montée en maturité de leurs équipes tech & produit.
Ancien CTO dans des scale-ups et des PME industrielles en transformation, Thibault a passé plus de 15 ans à construire, faire évoluer et sécuriser des systèmes d’information complexes. Il intervient aujourd’hui aux côtés de dirigeants qui veulent reprendre la maîtrise de leur stack technique, fiabiliser leur roadmap produit, ou accélérer leur digitalisation sans perdre en agilité.
Chez Scale2Sell, Thibault joue un rôle de traducteur entre les enjeux business et les solutions techniques. Il challenge les prestataires, cadre les décisions structurantes et permet aux dirigeants de garder la main sur les choix technos tout en déléguant sereinement leur mise en œuvre.
Thibault croit profondément que la technologie n’a de valeur que si elle sert la vision de l’entreprise et les usages réels du terrain.
Il vit à Nantes, adore les process bien huilés, les plateformes robustes et… les bateaux à voile, qu’il considère comme les systèmes d’information de la mer : tout doit être fiable, réactif et simple à maintenir en condition réelle.
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