Dirigeant de conciergerie, optimisez votre temps ?

Dans le secteur exigeant de la conciergerie, la polyvalence du dirigeant est souvent sa plus grande force… mais aussi sa principale faiblesse avec la croissance. Entre gestion des clients, supervision des équipes, coordination des prestataires et développement de l’offre, il devient vite impossible d’être partout et d’avancer vite sur les sujets stratégiques.

C’est là qu’une assistante compétente fait toute la différence. Mais pour en tirer le meilleur, il faut bien distinguer :

• Les 5 principales tâches qu’un dirigeant peut déléguer efficacement,
• Ce qu’il ne faut pas attendre d’une assistante,
• L’intérêt de l’externalisation vs l’internalisation, et jusqu’où cette option est logique.

✅ 5 tâches clés à déléguer à une assistante dans le domaine de la conciergerie

1. Gestion de l’agenda et des demandes clients

• Prise et confirmation des rendez-vous de prestation
• Réception, filtrage et priorisation des demandes par téléphone, email ou plateforme
• Préparation des journées du dirigeant pour réduire les interruptions inopportunes

L’assistante préserve le planning du dirigeant et exploite chaque minute dédiée au cœur de métier.

2. Suivi administratif et gestion documentaire

• Émission des devis, factures et suivi des paiements
• Relance clients pour impayés ou compléments d’information
• Classement des contrats, assurance, informations légales

Le dirigeant se concentre sur les relations majeures pendant que l’assistante sécurise la trésorerie.

3. Coordination des prestataires et plannings d’intervention

• Transmission des briefings et consignes aux équipes terrain
• Organisation logistique des interventions (accès aux sites, fournitures…)
• Vérification et retour d’expérience après prestation

La délégation permet aussi de rendre l’entreprise moins dépendante du dirigeant et donc de créer de la valeur à long terme.

4. Assistance à la communication et au marketing local

• Programmation des posts sur les réseaux sociaux
• Mise à jour des annonces sur plateformes (Airbnb, Booking…)
• Préparation des newsletters ou supports de communication

L’image de la société progresse, même sans intervention directe du dirigeant.

5. Gestion des achats courants et relation avec les fournisseurs

• Commandes de fournitures ou équipements
• Comparatifs de prestataires pour optimiser les coûts
• Suivi des contrats d’assurance, ménage, blanchisserie…

Le dirigeant pilote, l’assistante gère le quotidien.

🚫 Ce qu’il ne faut pas attendre d’une assistante dans la conciergerie

• Elle n’assure pas la relation client stratégique ou la négociation de contrats complexes
• Elle n’organise pas seule le développement commercial ou la prospection à froid
• Elle ne prend pas de décisions RH structurantes (embauche, licenciement…)
• Elle ne remplace pas un manager terrain ou un responsable opérations
• Elle ne porte pas seule la responsabilité globale du bon déroulé des prestations

Le rôle d’une assistante est avant tout organisationnel et support, un maillon essentiel, mais elle n’endosse pas la direction opérationnelle ni l’expertise métier.

⚖️ Faut-il externaliser ou internaliser l’assistanat ?

✅ L’externalisation de l’assistante : agilité maximale

Faire appel à une assistante externalisée (freelance, société de services…) présente de nombreux avantages pour le dirigeant de conciergerie :

• Coût modulable adapté au volume d’activité saisonnier
• Expertise immédiate, pas de formation à gérer
• Gain de temps rapide, sans contrainte d’embauche

C’est l’option à privilégier tant que la charge de travail ne justifie pas un temps plein interne ou que l’activité reste en forte évolution.

🧑‍💼 L’internalisation : à partir d’un certain seuil de maturité

L’assistanat internalisé (recrutement d’une assistante employée) devient pertinent lorsque :

• L’entreprise dépasse 15–20 collaborateurs ou réalise plus de 800 000€ de chiffre d’affaires
• Les besoins deviennent stables et le poste suffisamment enrichi pour occuper un temps plein
• Le volume d’activité administratif ou commercial est régulièrement élevé

À ce stade, l’investissement est logiquement compensé par les gains d’efficacité, la fidélisation et l’intégration renforcée.