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Externaliser sa direction financière, RH, IT ou produit apporte agilité et flexibilité, mais complexifie la gestion des savoirs, la sécurisation des opérations et leurs transmissions dans un contexte de cession. Beaucoup de PME/ETI découvrent trop tard que l’absence de documentation structurée constitue un frein majeur à la valorisation, voire au passage de relais, exposant l’entreprise à des ruptures opérationnelles, des surcoûts cachés ou une perte de capital immatériel.
La première étape consiste à dresser la cartographie complète des processus clés externalisés : quels flux, protocoles, accès, frameworks décisionnels ou livrables nécessitent une capitalisation ? Les signaux faibles à surveiller incluent : confusion sur « qui fait quoi », absence de reporting partagé, dépendance à une expertise individuelle externe ou un prestataire sans redondance. Mieux vaut aussi intégrer les « circuits informels » qui sécurisent le quotidien, mais ne sont décrits nulle part.
La documentation efficace doit allier exhaustivité et pragmatisme. Évitez le piège du manuel ultra-détaillé jamais mis à jour, tout comme celui du simple Google Drive non structuré. Privilégiez :
La numérisation de la documentation, centralisée dans des outils collaboratifs (SharePoint, Notion, Confluence…), garantit l’actualisation continue et la traçabilité. Les droits d’accès, la gestion documentaire et la gouvernance de l’information sont à formaliser contractuellement avec les partenaires externalisés. Autre point critique : préparer, dans le contrat ou la lettre de mission, un plan de remise de documentation en situation de fin de mission ou de changement de prestataire.
Méfiez-vous des situations où : le prestataire évite de transmettre certains accès ou informations, la passation repose uniquement sur des réunions orales sans support tangible ou l’on constate des « vides documentaires » sur des domaines critiques (paramétrages financiers, paramétrages SI, listes de contacts-clés, etc.).
Capitaliser sur la documentation n’est pas qu’un chantier préparatoire en vue d’une cession : c’est une démarche de sécurisation opérationnelle et d’amélioration de la maturité managériale. Des processus externalisés bien documentés :
La documentation n’est ni la seule responsabilité du prestataire, ni celle du seul dirigeant. Elle doit être contractualisée, organisée et rétribuée si elle prend du temps, et intégrée comme un livrable clé dans toute mission externalisée à fort enjeu. Face à la tentation de remettre ce chantier à plus tard, posez-vous la question : quelle serait la continuité de service si le prestataire arrêtait demain ?
Intégrez dans les revues de direction un point systématique sur la mise à jour documentaire. Prévoyez des ateliers de partage d’expérience et de formation au sein des équipes, pour diffuser les bonnes pratiques de capitalisation. Enfin, évaluez régulièrement les dispositifs en vigueur avec une grille de maturité documentaire adaptée au cycle de vie de l’entreprise.
La structuration et la formalisation de la documentation des processus externalisés sont des leviers puissants pour maximiser la sécurité opérationnelle et la valeur de revente de votre entreprise. Investir dans cette démarche garantit une meilleure maitrise des risques, facilite toute transmission et sécurise l'intégration des nouveaux acteurs, que vous changiez de partenaire ou envisagiez une cession. La documentation n’est pas une corvée administrative, mais un actif stratégique pour la résilience et l’attractivité de votre entreprise. Anticipez, organisez, contractualisez : la documentation est le meilleur allié de votre croissance et de vos projets de transmission.
Coraline Thieller est partenaire chez Scale2Sell, où elle pilote la mise en place et l’organisation de l’assistanat au sein des entreprises accompagnées.Spécialiste des opérations et de la structuration des fonctions support, elle aide les dirigeants à déléguer efficacement, à fluidifier leur quotidien et à se recentrer sur leur rôle stratégique.
Avant de rejoindre Scale2Sell, Coraline a accompagné de nombreuses startups et PME dans leur structuration interne, en s’appuyant sur une approche à la fois humaine, pragmatique et orientée résultats.
Réactive, bienveillante et ultra opérationnelle, Coraline est la garante d’une assistante qui devient un vrai levier de performance.
Maman de 2 garçons de 15 et 5 ans, Coraline est basée à Aix en Provence
François Joseph Viallon est cofondateur de Scale2Sell, où il accompagne des dirigeants dans leur passage à un nouveau palier de croissance jusqu’à la cession de leur entreprise.
Entrepreneur dans l’âme, il a fondé et dirigé StarDust, une société internationale spécialisée dans le test d’applications mobiles, qu’il a menée jusqu’à sa cession.Fort de cette expérience, il partage aujourd’hui les enseignements – succès comme erreurs – de son parcours pour aider d’autres dirigeants à structurer, valoriser et transmettre leur entreprise dans les meilleures conditions.
Il est également l'animateur du podcast Les interviews Scale2Sell et du programme d’accompagnement One Step Forward, pensé pour les dirigeants qui veulent anticiper et réussir leur transition.
François croit profondément à l’impact d’un collectif d’experts engagés, au service de dirigeants prêts à franchir une nouvelle étape.
François est papa de 2 garçons de 11 et 12 ans, il est basé à Marseille et en Haute-Savoie.
Thibault Garnier est Partner Technologies chez Scale2Sell. Il accompagne les dirigeants dans la structuration de leur architecture technique, le pilotage de leurs projets digitaux stratégiques et la montée en maturité de leurs équipes tech & produit.
Ancien CTO dans des scale-ups et des PME industrielles en transformation, Thibault a passé plus de 15 ans à construire, faire évoluer et sécuriser des systèmes d’information complexes. Il intervient aujourd’hui aux côtés de dirigeants qui veulent reprendre la maîtrise de leur stack technique, fiabiliser leur roadmap produit, ou accélérer leur digitalisation sans perdre en agilité.
Chez Scale2Sell, Thibault joue un rôle de traducteur entre les enjeux business et les solutions techniques. Il challenge les prestataires, cadre les décisions structurantes et permet aux dirigeants de garder la main sur les choix technos tout en déléguant sereinement leur mise en œuvre.
Thibault croit profondément que la technologie n’a de valeur que si elle sert la vision de l’entreprise et les usages réels du terrain.
Il vit à Nantes, adore les process bien huilés, les plateformes robustes et… les bateaux à voile, qu’il considère comme les systèmes d’information de la mer : tout doit être fiable, réactif et simple à maintenir en condition réelle.
Sandrine Montel est Partner Finance chez Scale2Sell. Elle accompagne les dirigeants dans la structuration de leur pilotage financier, la maîtrise de leur rentabilité et la préparation aux grandes étapes de transformation : accélération de la croissance, levée de fonds ou cession.
Avec plus de 20 ans d’expérience en direction financière dans des PME et ETI, Sandrine combine une approche stratégique, une capacité d’analyse pointue et une forte orientation terrain. Elle a accompagné de nombreuses entreprises dans la mise en place d’outils de gestion performants, le dialogue avec les investisseurs, ou encore la sécurisation de leur trésorerie dans des phases critiques.
Chez Scale2Sell, elle agit comme un véritable bras droit financier des dirigeants, en les aidant à prendre des décisions éclairées, fiables et tournées vers la création de valeur.
Sandrine croit profondément que la rigueur financière n’est pas une contrainte, mais un moteur de sérénité et d’impact pour les dirigeants.
Elle vit entre Lyon et Bordeaux, et partage son énergie entre ses missions de conseil, l’accompagnement de jeunes talents de la finance… et son potager bio, qu’elle cultive avec autant de méthode que ses plans de trésorerie.
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