Dirigeant de centre de formation, optimisez votre temps !

À la tête d’une société de formation, vous jonglez quotidiennement entre administration, gestion des clients, coordination d’intervenants et développement de l’offre. Bien souvent, ce tourbillon d’obligations nuit à votre efficacité et vous éloigne de votre véritable cœur de métier : concevoir et délivrer des formations de qualité.

C’est là que faire appel à une assistante dédiée prend tout son sens. Mais concrètement, que pouvez-vous déléguer intelligemment ? Que devez-vous attendre (ou pas) d’une assistante ? Et faut-il privilégier l’externalisation ou l’internalisation de ce poste clé ? Détaillons les enjeux.

Les 5 principales tâches à déléguer pour gagner en performance

1. Gestion de l’agenda et organisation des sessions de formation

• Planification des dates de formation, réservation des salles/plateaux ou gestion des visios.
• Coordination avec les formateurs, les clients et les stagiaires.
• Gestion des invitations, envois de rappels, compilation des présences.

Résultat : des agendas optimisés, moins d’oublis, plus de fluidité dans l’organisation.

2. Administration et suivi des dossiers

• Montages et contrôles des dossiers administratifs pour la prise en charge (OPCO, CPF, Pôle Emploi…)
• Établissement des devis, conventions de formation, attestations et feuilles d’émargement.
• Gestion des relances et du suivi documentaire.

Votre trésorerie et votre conformité réglementaire sont sécurisées.

3. Facturation, relances et suivi des paiements

• Émission des factures clients et gestion des relances jusqu’au paiement.
• Liaison avec votre cabinet comptable pour la transmission des pièces.

Vous limitez les impayés et améliorez le pilotage financier.

4. Support à la relation et satisfaction client

• Accueil téléphonique et traitement des demandes entrantes (information, inscription…)
• Envoi de questionnaires de satisfaction, gestion des questionnaires qualité et synthèse des retours.

Votre entreprise offre une expérience professionnelle et réactive, ce qui renforce sa réputation.

5. Veille et gestion documentaire

• Organisation et mise à jour des référentiels pédagogiques et certifications.
• Transmission d’informations légales ou réglementaires.

Vos contenus sont toujours à jour, indispensables à la légitimité de votre organisme.

À noter : déléguer ces missions vous permet également de rendre l’entreprise moins dépendante de votre seule personne, ce qui augmente sa valeur et facilite sa croissance, voire sa future transmission.

Ce qu’il ne faut pas attendre d’une assistante

• La création de contenu pédagogique ou l’animation des formations : cela reste votre expertise ou celle des formateurs.
• Un rôle de commercial terrain : elle prépare, relaie, mais ne réalise pas les négociations-client ni la prospection active complexe.
• Un pilotage stratégique de l’offre ou du marketing : l’assistante exécute, relaie, prépare, mais ne conçoit pas la vision de l’entreprise.
• La gestion approfondie du personnel ou des ressources humaines (recrutement, entretiens annuels…)
• La production du bilan financier : elle rassemble et transmet les éléments, mais ne remplace pas l’expert-comptable.

Externalisation ou internalisation de l’assistanat ? Le bon arbitrage

Externaliser votre assistanat : souplesse et réactivité

• Idéal pour des besoins variables ou saisonniers et un volume d’activité modéré.
• Maîtrise des coûts : pas de charge fixe, paiement à l’acte ou à la mission.
• Accès à des profils expérimentés sans frais d’intégration ou de formation longue.

C’est la solution recommandée tant que vous gérez moins de 10-15 collaborateurs ou que votre chiffre d’affaires annuel reste sous les 1 à 1,5 M€.

Internaliser : efficacité quand le volume s’intensifie

• À envisager dès que la fréquence et la complexité des tâches administratives le justifient (charge pleine sur l’année).
• Dès 15-20 salariés ou au-delà de 1,5-2 M€ de CA, ou si votre organisme assure une grande diversité de prestations simultanées.

En résumé : démarrez par l’externalisation pour gagner en flexibilité et passez à l’internalisation dès que la récurrence des tâches le justifie.