Dirigeant de cabinet de recrutement, comment optimiser votre temps ?

Dans le secteur exigeant du cabinet de recrutement, le dirigeant est confronté à une multitude de tâches : gestion des clients, suivi des missions, sourcing, développement commercial, pilotage administratif… Ce rythme intense laisse souvent peu de place à la prise de recul ou au pilotage stratégique.

Faire appel à une assistante, bien positionnée sur vos besoins métier, constitue un levier majeur d’efficacité. Mais que déléguer ? Que ne faut-il pas attendre d’elle ? Faut-il l’externaliser ou recruter ?

• Les 5 principales tâches clés à déléguer,
• Ce qu’il ne faut pas attendre d’une assistante,
• L’externalisation vs. internalisation : quelle stratégie choisir ?

✅ Les 5 tâches qu’un dirigeant de cabinet de recrutement peut déléguer

1. Gestion proactive de l’agenda et du temps

• Organisation des rendez-vous clients et candidats
• Filtrage des sollicitations (appels, emails, messages LinkedIn)
• Préparation logistique des points d’équipe et des entretiens

L’assistante devient la protectrice de vos temps forts, préservant votre capacité à vous concentrer sur la relation client et le placement.

2. Back-office administratif et suivi documentaire

• Émission et gestion des contrats (candidats, clients, sous-traitants)
• Facturation, relances et suivi des encaissements
• Classement et archivage de dossiers, conformité RGPD

Ce soutien administratif assure une organisation fluide, indispensable pour soutenir la croissance et limiter les oublis qui coûtent cher.

3. Pré-sélection et suivi logistique des candidats

• Prise de rendez-vous pour les entretiens
• Relances des candidats et gestion des documents nécessaires
• Mise à jour du CRM ou ATS (systèmes de suivi de candidatures)

L’assistante agit en appui efficace pour accélérer vos process, tout en vous laissant vous concentrer sur l’évaluation du fit humain.

4. Appui au développement commercial

• Relances auprès de prospects existants ou « dormants »
• Préparation d’emails de suivi, gestion de l’agenda commercial
• Mise à jour des présentations clients, coordination des propositions

Le dirigeant conserve la décision et la négociation, mais la boucle commerciale est accélérée grâce à une gestion suivie.

5. Organisation interne et communication

• Gestion de la communication LinkedIn (programmation de posts, suivi des contenus)
• Organisation de réunions d’équipe, séminaires, évènements
• Suivi logistique (réservation de salles, commande fournitures)

Résultat : une image professionnelle renforcée et une équipe mieux coordonnée.

Déléguer ces tâches permet de rendre le cabinet moins dépendant du dirigeant, ce qui crée de la valeur et améliore l’attractivité pour les collaborateurs comme pour les clients.

🚫 Ce qu’il ne faut pas attendre d’une assistante

• Elle n’est ni consultante en recrutement, ni « business developer » : elle prépare, mais ne traite pas, les missions de chasse ou la négociation commerciale
• Elle ne remplace pas un juriste ou un expert-comptable : les sujets de conformité complexe, paie, fiscalité restent à externaliser
• Elle n’est pas une RH stratégique : entretiens annuels, politique de rémunération, gestion de crise ne relèvent pas de ses attributions
• Elle ne prend pas de décisions managériales : son rôle est d’exécuter, de fluidifier les flux, non d’arbitrer

La mission centrale de l’assistante : optimiser, organiser, fiabiliser. Elle catalyse votre efficacité, sans agir à votre place.

⚖️ Externaliser ou recruter une assistante ? Les clés de la décision

✅ Pourquoi externaliser l’assistanat au début ?

Idéal quand le volume d’activité ne justifie pas un temps plein. L’externalisation offre :

• Une flexibilité sur le nombre d’heures
• Aucun coût d’embauche ou de gestion RH
• Une compétence immédiatement opérationnelle

Parfait pour un cabinet en croissance ou avec un rythme cyclique.

🧑‍💼 Internaliser quand ?

Cela devient pertinent lorsque :

• La charge administrative est devenue significative (à partir de 10-15 salariés, ou 1-2M€ de CA)
• La confidentialité, la culture d’entreprise et la disponibilité immédiate sont essentielles
• Vous souhaitez embarquer l’assistante sur des missions élargies (reporting RH, organisation d’événements, office management…)

L’internalisation coûte plus cher, mais devient logique quand la taille et la maturité du cabinet l’imposent.