Les indicateurs à suivre pour piloter efficacement une société de syndic et gestion de copropriété

Gérer une copropriété, ce n’est pas seulement faire de la comptabilité ou organiser des AG. C’est un métier de service, de précision et de relationnel, où la confiance des copropriétaires repose sur la rigueur, la réactivité et la transparence.

Pour piloter une société de syndic, il est indispensable de suivre régulièrement des indicateurs clés de performance (KPI), à la fois opérationnels, financiers et humains.

📊 1. Nombre de lots gérés

C’est le point de départ de toute analyse de charge et de rentabilité.

À suivre :

• globalement,
• par gestionnaire,
• par typologie (lots principaux / secondaires),
• par contrat (syndic bénévole, professionnel, ou ASL/AFUL).

💡 Utile aussi pour évaluer la charge moyenne par gestionnaire.

⏱️ 2. Temps de réponse moyen aux demandes des copropriétaires

Combien de temps faut-il en moyenne pour répondre à un e-mail, un appel ou une demande via l’extranet ?

👉 C’est un indicateur direct de qualité de service.

Un bon syndic est souvent jugé plus sur sa réactivité que sur sa technicité.

📆 3. Taux de respect des échéances contractuelles

Assemblées générales convoquées dans les délais ? Budgets et comptes préparés dans les temps ? Travaux lancés comme prévu ?

💡 Suivre ce taux permet de :

• éviter les litiges,
• structurer l’activité,
• rassurer les copropriétaires et les conseils syndicaux.

📞 4. Volume de demandes traitées par mois

Combien de sollicitations (mails, appels, tickets) sont reçues et traitées chaque mois ?

Ce KPI permet :

• d’évaluer la charge de travail réelle des équipes,
• de dimensionner le back-office ou le centre d’appels,
• d’identifier les copropriétés les plus chronophages.

🧾 5. Taux d'impayés par copropriété

Quelle est la part des charges de copropriété impayées au-delà de 90 jours ?

C’est un indicateur à la fois financier et social :

• il pèse sur la trésorerie de la copropriété,
• il peut créer des tensions entre copropriétaires,
• il impacte l’image de gestion.

💡 À croiser avec le temps moyen de recouvrement.

📈 6. Rentabilité par copropriété ou par contrat

Chaque contrat de syndic est-il rentable ?

Calcule :

• les honoraires perçus,
• les coûts de gestion (temps humain, déplacements, outils),
• les frais spécifiques éventuels.

👉 Un syndic performant connaît la valeur réelle de son portefeuille et ajuste ses prix ou son organisation en conséquence.

💬 7. Taux de satisfaction des copropriétaires

Les copropriétaires sont-ils satisfaits de la gestion ? Du relationnel ? De la communication ?

Mesure simple :

• questionnaires post-AG,
• notation sur l’extranet,
• suivi des avis Google / syndic-bashing…

💡 Indispensable pour fidéliser, anticiper les résiliations et améliorer l’image.

🔁 8. Taux de résiliation / non-reconduction

Combien de contrats de syndic sont perdus chaque année ?

Un indicateur de confiance client.

💡 À analyser par type de copropriété, par gestionnaire ou par canal d’acquisition pour comprendre les causes (prix, service, gouvernance, concurrence...).

📂 9. Taux de digitalisation des documents

Quelle part des documents est disponible en ligne sur l’espace copropriétaire ?

C’est un indicateur d'efficacité et de transparence, très attendu par les copropriétaires :

• procès-verbaux,
• appels de fonds,
• budgets,
• contrats prestataires.

🧑‍💼 10. Taux de turnover des gestionnaires

Tes gestionnaires restent-ils ? Ou quittent-ils le navire après 12 mois ?

Le turnover impacte :

• la relation client (perte de référent),
• la transmission des dossiers,
• l’ambiance d’équipe.

💡 Un bon syndic prend soin… de ses gestionnaires.

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