Le métier de marchand de biens exige de mobiliser votre temps sur des tâches à forte valeur ajoutée : recherche d’opportunités, négociation, montage d’opérations. Pourtant, nombre d’entre vous s’éparpillent sur le quotidien administratif, organisationnel ou commercial. L’appui d’une assistante, même à distance ou à temps partiel, représente souvent un levier majeur de performance… à condition d’en saisir tous les enjeux.
- Quelles sont les 5 tâches principales que vous pouvez lui confier ?
- Où se trouve la limite de ses missions ?
- Et surtout : pourquoi externaliser ce rôle, et jusqu’à quand ?
🔎 Les 5 principales missions à déléguer à une assistante quand on est marchand de biens
1. Gestion et organisation de l’agenda
- Tenue et optimisation de votre planning : rendez-vous notaires, visites, réunions avec maîtres d’œuvre ou partenaires
- Filtrage des sollicitations et gestion des appels entrants
- Préparation des déplacements professionnels
Vous limitez l’oubli ou la surcharge, et restez concentré sur les négociations-clés.
2. Suivi administratif et gestion documentaire
- Mise à jour des dossiers d’acquisition et revente
- Collecte/numérisation des pièces (K-bis, PV assemblées, diagnostics…)
- Classement, archivage et veille sur les obligations de conformité
L’assistante évite pertes de documents et retards administratifs, garantissant la fluidité des transactions.
3. Préparations/comptabilité de base
- Saisie des factures, suivi des paiements entrants/sortants
- Aide à la collecte de pièces pour l’expert-comptable
- Relances simples en cas d’impayés
Vous gagnez en visibilité sur la trésorerie sans y passer vos soirées.
4. Organisation de la communication et des démarches commerciales
- Suivi des relances mails ou appels pour rdv ou visites
- Mise à jour d’annonces, publications sur les portails ou réseaux sociaux
- Préparation ou mise en page de présentations-type
Votre prospection reste active et professionnelle, même sur de nombreux dossiers simultanés.
5. Coordination avec les interlocuteurs externes
- Prise de rendez-vous avec prestataires (géomètre, architecte, diagnostiqueur…)
- Transfert d’informations entre les différentes parties (clients, vendeurs, notaires…)
- Relances pour obtenir ou transmettre les éléments essentiels à vos opérations
Ce lien proactif contribue à rendre l’activité moins dépendante de votre seule disponibilité, et par ricochet à créer de la valeur en cas de revente ou de partenariat.
🚫 Ce qu’il ne faut pas attendre d’une assistante dans l’immobilier/marchand de biens
- Elle ne prend pas de décisions stratégiques (analyse marché, choix montage fiscal)
- Elle n’est pas agent commercial indépendant (pas de visites autonomes, ni gestion directe des transactions)
- Elle ne se substitue pas à l’expert-comptable
- Elle n’engage pas la société dans des actes juridiques à votre place
- Elle n’assure pas la conduite d’opération
Son rôle : vous épauler dans le back-office, l’administratif et l’organisationnel, sans piloter l’activité à votre place ni prendre d’initiatives risquées.
⚖️ Externalisation ou internalisation de l’assistanat : que privilégier, et quand basculer ?
✔️ Pourquoi choisir l’assistante externalisée ?
- Flexibilité : adaptée si vous intervenez pour de multiples clients et avez des périodes de charge variable
- Optimisation des coûts : paiement à l’acte, sans charges sociales ni engagement
- Mise en place rapide : vous gagnez du temps immédiatement, sans gestion RH à assurer
L’externalisation est pertinente tant que le volume de dossiers ne justifie pas un recrutement à plein temps (souvent jusqu’à 12-15 opérations suivies en simultané, ou 300-500k€ de CA annuel).
👩💼 Quand internaliser ?
- Dès que l’activité devient soutenue et récurrente (création de structures multiples, portefeuille de clients permanent)
- Vous devez confier de nouveaux pans (suivi multi-opérations, reporting interne, prise en charge de l’événementiel)
Limites :- Coût plus élevé et charge managériale
- Nécessite de garantir de vraies missions régulières
Internaliser devient logique à partir de 30-40 opérations/an, ou dès lors que la relation assistante/dirigeant requiert une proximité quotidienne et une immersion dans vos process propriétaires.
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