Kinésithérapeutes : optimisez votre temps et votre performance grâce à une assistante

En tant que kinésithérapeute libéral, vos journées sont rythmées par les soins aux patients, la gestion des dossiers, la facturation, et mille petites tâches annexes. Pourtant, chaque minute gagnée sur l'administratif se transforme en plus de disponibilité pour vos patients et en efficacité professionnelle.

Faire appel à une assistante n'est pas réservé aux grandes structures ou aux cabinets très développés. Dès les premiers stades de votre activité, cette déléguation s'avère être un puissant levier pour focaliser votre énergie sur votre cœur de métier et accroître la valeur de votre cabinet.

• Les 5 tâches-clés que vous pouvez déléguer et leurs impacts
• Ce qu’il ne faut pas attendre d’une assistante
• L’intérêt d’externaliser plutôt qu’internaliser (et à quel moment cela change)

✅ Les 5 tâches principales qu’un kinésithérapeute peut déléguer à une assistante

1. Gestion de l’agenda et prise de rendez-vous

• Organisation des plannings patients (présentiel, domicile, télésoin)
• Filtrage des appels et des demandes de rendez-vous
• Relances pour optimiser les créneaux non remplis

Vous gagnez en sérénité et réduisez nettement les annulations de dernière minute.

2. Administration et gestion des dossiers patients

• Préparation et mise à jour des dossiers administratifs
• Réception, numérisation et classement des ordonnances, feuilles de soins
• Assistance à la constitution des dossiers (mutuelle, sécurité sociale)

Vous fluidifiez votre tenue de dossiers et diminuez les risques d’erreur ou d'oubli.

3. Facturation et gestion des impayés

• Émission des factures et télétransmission SESAM-Vitale
• Suivi des règlements patients et organismes
• Relances douces des impayés ou pièces non reçues

Vous améliorez votre trésorerie et libérez du temps pour le soin.

4. Relations avec les partenaires extérieurs

• Contacts avec médecins prescripteurs, pharmacies, sociétés de matériel médical
• Organisation logistique des partenariats, prise de rendez-vous pour formations, gestion des commandes

Vous cultivez un réseau solide qui enrichit votre pratique et votre visibilité, sans y consacrer un temps excessif.

5. Communication et fidélisation de la patientèle

• Gestion de la messagerie du cabinet et des réponses types
• Mise à jour de vos supports (flyers, site internet)
• Envoi d’informations sur le suivi, explication des parcours de soins

Vous renforcez la confiance de vos patients, tout en restant concentré sur leur rééducation.

🚫 Ce qu’il ne faut pas attendre d’une assistante

• Elle ne remplace pas le conseil médical ni la relation thérapeutique
• Elle ne prend pas de décisions cliniques ou organisationnelles à votre place
• Elle ne gère pas la stratégie de développement commercial
• Elle n’est pas habilitée à remplir ou signer des documents médicaux à votre place
• Elle n’assure pas la gestion financière poussée (bilan comptable, optimisation fiscale)

Son rôle est de vous décharger des aspects logistiques et répétitifs, pas de se substituer à vos responsabilités thérapeutiques ou managériales.

⚖️ Externalisation ou internalisation ? Quelle stratégie pour la performance ?

✅ Externaliser son assistanat : la solution souple et rentable

Pour la majorité des cabinets individuels ou de petite taille, externaliser son assistanat (via un service dédié, une secrétaire à distance, etc.) présente des atouts majeurs :

• Souplesse et adaptation immédiate à vos besoins
• Pas de charges fixes salariales ni de gestion d’équipe
• Expertise opérationnelle rapide sans formation longue

Votre cabinet devient moins dépendant de votre présence au quotidien, ce qui augmente la valeur de votre activité, notamment en vue d'une transmission future.

🧑‍💼 Quand envisager l’internalisation ?

Désormais pertinent lorsque votre structure atteint un important volume d’activité, ou si plusieurs professionnels partagent la même assistante :

• Présence sur place favorisant l’accueil et une coordination physique
• Interventions multiples sur site (cabinet multi-praticiens, plateau technique...)
• Gestion d’un flux patient plus important ou de tâches complexes (appels simultanés, coordination de plusieurs plannings...)

L’internalisation s’impose dès lors qu'une charge régulière de plus de 20-25 heures/semaine est nécessaire ou dès 3 praticiens associés. Sinon, l’externalisation reste la solution optimale.