Dirigeant d'une agence marketing, optimisez votre temps grâce à une assistante ?

En tant que dirigeant d'agence marketing, vous êtes confronté à une multitude de tâches : suivi des clients, pilotage des campagnes, gestion administrative, et bien sûr développement de votre structure. Pour rester performant, il est essentiel de vous concentrer sur votre cœur de métier et de déléguer tout ce qui peut l'être.

Une assistante efficace peut véritablement transformer votre quotidien d'entrepreneur. Voici comment :

• Les 5 principales tâches qu'elle peut prendre en charge pour vous,
• Ce qu’il ne faut pas attendre d'elle,
• Quand et pourquoi privilégier l’externalisation ou l’internalisation.

✅ Les 5 principales tâches qu’une assistante peut prendre en charge pour un dirigeant d’agence marketing

1. Gestion de l’agenda et des priorités

• Organisation des rendez-vous clients, partenaires, prospects
• Filtrage des sollicitations (emails, appels, messages réseaux sociaux)
• Préparation logistique des réunions (template, réunion zoom, déplacement)

Elle protège votre temps et vous recentre sur les missions à fort impact.

2. Gestion administrative et facturation

• Création et suivi des devis, factures, relances clients
• Classement/protection des contrats, NDA, documents légaux
• Suivi des règlements, relances pour éviter les impayés

Vous gagnez en réactivité financière et fluidité documentaire.

3. Soutien au suivi des campagnes marketing

• Compilation et organisation des reporting client
• Préparation des supports pour réunions bilan ou lancement de campagne
• Suivi des deadlines opérationnelles avec l'équipe ou les partenaires

Vous restez focalisé sur la stratégie sans perdre le fil des détails opérationnels.

4. Support à la prospection commerciale

• Qualification et organisation des contacts entrants
• Mise à jour du CRM (Pipedrive, Hubspot, Notion...)
• Relance des prospects warm par email ou téléphone

Vous maximisez la conversion sans crouler sous les tâches routinières.

5. Appui à la communication de l’agence

• Programmation de posts sur les réseaux sociaux
• Gestion du site web (actualités, news clients, portfolios…)
• Coordination avec les freelances/designers/partenaires externes

Votre image de marque est valorisée régulièrement — même sans intervention quotidienne de votre part.

⚡ Déléguer ces responsabilités vous rend aussi moins dépendant dans l’opérationnel, ce qui renforce la valeur de votre agence aux yeux d’un futur acquéreur ou investisseur.

🚫 Ce qu’il ne faut pas attendre d’une assistante dans le marketing

• Elle n’est pas une experte marketing : elle ne réalise pas vos stratégies, ni les campagnes techniques.
• Elle n’est pas commerciale : elle ne fait pas de prospection à froid ni de négociation avancée.
• Elle n’est pas une RH stratégique : elle ne gère ni recrutement, ni gestion de carrière.
• Elle ne remplace ni un chef de projet, ni un bras droit business.

Son rôle : organisation, logistique, support transversal. Elle vous libère, elle ne dirige pas l’agence à votre place.

⚖️ Externalisation ou internalisation : quelle stratégie pour l’assistanat dans une agence marketing ?

✅ Quand externaliser son assistanat ?

• Volume de travail encore fluctuant ou modéré
• Découverte du besoin sans embauche immédiate
• Volonté de flexibilité (mission, intérim, freelance…)

• Ajustement du temps et du budget
• Accès rapide à un profil expérimenté
• Absence de charges liées à l’embauche (URSSAF, congés…)

• Temps de présence partiel
• Immersion périphérique à l’équipe

L’externalisation est recommandée jusqu’à 20 personnes/2-3 M€ de CA ou si vos besoins évoluent encore fortement.

🧑‍💼 Quand internaliser ?

• Volume de tâches élevé, permanence requise
• Recherche d’une implication forte, mission élargie (office management, RH, gestion de projet…)

• Disponibilité totale
• Polyvalence et montée en compétences au service de votre structure

• Charges fixes, encadrement nécessaire
• Recrutement et phase de formation à prévoir

Pertinent à partir de 25-30 collaborateurs, ou au-delà de 4-5 M€ de CA.