Dirigeant d’ESN, optimisez votre temps !

Dans une ESN (Entreprise de Services du Numérique), le dirigeant est sans cesse sollicité : gestion des consultants, prospection commerciale, administratif, suivi des projets… Résultat ? Peu de temps pour structurer, déléguer, ou prendre du recul stratégique.

Une assistante bien positionnée peut transformer ce quotidien chaotique en pilotage organisé. Encore faut-il bien comprendre :

• Les 5 grandes missions clés qu’elle peut prendre en charge,
• Ce qu’il ne faut pas attendre d’elle,
• Et quand il est judicieux de passer de l’externalisation à l’internalisation.

✅ Les 5 grandes actions qu’une assistante peut prendre en charge dans une ESN

1. Piloter l’agenda et protéger le temps du dirigeant

• Planification des rendez-vous commerciaux, clients et internes
• Filtrage des sollicitations (appels, mails, messages LinkedIn)
• Préparation des réunions et synchronisation des plannings

Elle devient la gardienne du temps et des priorités du dirigeant d’ESN.

2. Gérer le back-office administratif

• Création et envoi des devis et factures
• Relances clients, suivi des encaissements
• Classement et archivage des contrats, K-bis, documents RH

Elle permet une facturation rapide, une trésorerie fluide et une meilleure organisation documentaire.

3. Suivre le staffing et les consultants

• Suivi des affectations et fins de mission
• Anticipation des renouvellements de contrat
• Préparation des dossiers d'intégration ou sortie des consultants

Elle permet au dirigeant de mieux gérer les périodes d’intercontrat et les besoins de sourcing.

4. Soutenir la prospection et le développement commercial

• Relances commerciales simples
• Suivi du CRM (HubSpot, Pipedrive, Notion...)
• Mise à jour des plateformes de freelances (Malt, LeHibou…)

Elle améliore la réactivité commerciale sans remplacer le rôle du dirigeant.

5. Appuyer la communication et l’image de l’ESN

• Programmation des posts LinkedIn
• Mise à jour des présentations commerciales ou pitch decks
• Gestion de l’e-réputation et coordination des prestataires com’

Elle structure la présence digitale et soutient l’attractivité de la marque employeur.

Cet appui opérationnel fluidifie les process et surtout, il rend l’entreprise moins dépendante du dirigeant au quotidien, créant ainsi de la valeur et favorisant la croissance.

🚫 Ce qu’il ne faut pas attendre d’une assistante de direction en ESN

• Elle n’est pas une RH stratégique (gestion du personnel, entretiens annuels, disciplinaire)
• Elle n’est pas une commerciale (elle ne prospecte pas à froid)
• Elle n’est pas une comptable (elle ne produit pas de bilan ou de liasse fiscale)
• Elle ne pilote pas les projets IT ou techniques
• Elle ne remplace pas un bras droit ou un coach

Son rôle est organisationnel, logistique et relationnel — elle fluidifie, elle ne dirige pas à ta place.

⚖️ Externalisation ou internalisation ? Quelle stratégie choisir (et à quel moment) ?

✅ L’externalisation de l’assistanat dans une ESN

Solution idéale pour un dirigeant en phase de structuration, avec des besoins irréguliers.

• Flexibilité horaire et financière
• Expérience immédiate, pas besoin de formation longue
• Pas d’embauche, pas de charges fixes

• Disponibilité partielle (souvent mutualisée)
• Peut être moins immergée dans la culture d’entreprise

Recommandée jusqu’à 20 à 25 collaborateurs ou jusqu’à 2–3M€ de chiffre d’affaires.

🧑‍💼 L’internalisation d’une assistante à temps plein

À envisager quand l’entreprise atteint une taille critique ou une complexité administrative élevée.

• Présence physique et coordination immédiate
• Possibilité d’élargir le rôle (RH, office management, reporting)

• Coût plus élevé (salaire + charges)
• Nécessite un vrai encadrement et du volume de travail

Pertinent à partir de 25–30 collaborateurs ou 4–5M€ de CA.