Dans beaucoup de PME et d’ETI, le dirigeant passe ses journées à éteindre des feux : une urgence client, un retard de production, un salarié absent, un fournisseur qui change son délai. Ce fonctionnement, souvent appelé “pompiérisme”, peut sembler normal au début, mais il finit par épuiser l’équipe et empêcher l’entreprise de grandir. L’objectif de cet article est d’expliquer clairement ce phénomène et de donner des méthodes simples pour en sortir durablement.

Comprendre l’essentiel en quelques mots

Le pompiérisme, c’est lorsque le dirigeant ou ses managers passent plus de temps à gérer les urgences qu’à organiser l’avenir. On travaille « dans » l’entreprise, jamais « sur » l’entreprise. Concrètement, ce n’est pas un problème de motivation ou de bonne volonté : c’est un problème de structure. Lorsqu’une organisation dépend de quelques personnes pour tout régler, le moindre imprévu se transforme en mini-crise.

Retenir une idée importante : une entreprise n’avance pas parce qu’elle résout bien les urgences, mais parce qu’elle en crée de moins en moins. C’est là que tout commence.

Ce qu’un dirigeant doit savoir sur le sujet

Le pompiérisme n’est pas un signe de dynamisme : c’est un indicateur de faiblesse organisationnelle. Chez Scale2Sell, nous observons souvent que les entreprises prises dans ce cycle ont trois traits communs :

• Les rôles sont flous. Chacun « aide quand il peut », mais personne n’est vraiment responsable d’un sujet de bout en bout. Résultat : les informations circulent mal et les décisions prennent du temps.

• L’entreprise dépend excessivement du dirigeant. Les équipes le sollicitent pour valider des détails, traiter des exceptions ou arbitrer des sujets mineurs.

• Les processus existent dans les têtes, mais rarement sur papier. Quand une personne clé est absente, tout ralentit.

Dans les dossiers que nous accompagnons chez Scale2Sell, ce n’est jamais lié à un manque de compétences internes : c’est simplement qu’aucune étape de structuration n’a été formellement menée. Et ce n’est pas anormal : beaucoup d’entreprises se développent plus vite que leurs modes de fonctionnement.

Comprendre cela est essentiel : sortir du pompiérisme, ce n’est pas “devenir bureaucratique”, c’est redonner de la fluidité, de la clarté et de la prévisibilité.

Comment analyser votre situation

Voici une méthode simple pour comprendre où se situe votre entreprise.

Étape 1 : Identifier les urgences récurrentes

Listez toutes les situations d’urgence des 30 derniers jours. Vous verrez apparaître des motifs récurrents : un fournisseur instable, un process mal défini, un collaborateur surchargé, une absence de priorisation… Cette étape révèle toujours que les « feux » ne sont jamais totalement nouveaux.

Étape 2 : Distinguer les vraies urgences des fausses

Une vraie urgence menace un client, une opération critique ou la sécurité. Une fausse urgence est le résultat d’un manque d’organisation ou d’anticipation. Cette distinction, simple en apparence, change tout : elle aide à retrouver du calme, même dans des périodes intenses.

Étape 3 : Identifier les responsabilités floues

Demandez-vous pour chaque activité : qui est responsable du bon déroulement du sujet, du suivi, de la qualité, du résultat ? Si la réponse est “un peu tout le monde”, alors c’est une source de pompiérisme. Une responsabilité claire fait disparaître 80 % des urgences.

Étape 4 : Estimer la dépendance au dirigeant

Notez, sur une échelle de 1 à 5, combien de décisions passent par vous chaque semaine. Un score supérieur à 3 est souvent un signe d’hyper-dépendance. Beaucoup d’entreprises en croissance tombent dans ce piège sans s’en rendre compte : l’organisation ne suit pas la vitesse du dirigeant.

Les erreurs fréquentes (et comment les éviter)

• Erreur 1 : Croire qu’il suffit d’embaucher plus. Sans clarifier les rôles et les méthodes de travail, chaque nouvelle personne ajoute de la complexité plutôt que de la capacité.
• Erreur 2 : Multiplier les outils au lieu de simplifier les processus. L’usage d’un nouveau logiciel ne résout pas un problème mal défini.
• Erreur 3 : Gérer les symptômes plutôt que les causes. L’urgence devient un rituel : on traite la conséquence, jamais l’origine.
• Erreur 4 : Croire que « ça va se calmer ». Dans la pratique, sans action structurante, le volume de feux augmente avec l’activité.
• Erreur 5 : Tout recentrer sur le dirigeant. Cela rassure à court terme, mais rend l’entreprise fragile.

Les bonnes pratiques pour aller plus loin

Étape 1 : Formaliser ce qui fonctionne déjà

Il ne s’agit pas d’écrire un manuel qualité, mais de documenter les 10 à 15 actions clés de l’entreprise : comment traiter un devis, comment gérer une production urgente, comment qualifier un client… En pratique, une feuille A4 par process suffit pour éliminer une grande partie des imprévus.

Étape 2 : Installer une routine de pilotage simple

Un point hebdomadaire de 30 minutes avec vos responsables suffit largement. L’objectif n’est pas de « tout voir », mais de créer un espace régulier pour anticiper les blocages, plutôt que de les subir au fil de l’eau. L’expérience terrain de Scale2Sell montre que ces routines réduisent de 40 à 60 % les urgences en moins de trois mois.

Étape 3 : Rééquilibrer le rôle du dirigeant

Le dirigeant doit progressivement sortir du rôle de pompier en déléguant les décisions opérationnelles standards. Cela demande un cadre clair, des priorités stables et une confiance mutuelle. Chez Scale2Sell, nous voyons souvent qu’une simple clarification des responsabilités suffit à libérer plusieurs heures par jour.

Sortir du pompiérisme n’est ni une question de taille, ni une question de moyens : c’est une question d’organisation, de clarté et d’habitudes collectives.