Lors d’une cession d’entreprise, le repreneur cherche une structure capable de continuer à fonctionner sans rupture. Et l’un des points les plus sensibles, souvent sous-estimé, concerne les systèmes d’information : logiciels, bases de données, outils métiers, contrats IT, accès, documentation. Si ces éléments ne sont pas transférables ou mal organisés, la transaction peut se compliquer, perdre de la valeur ou générer des risques importants.

Cet article propose une explication simple et opérationnelle pour comprendre ce qu’implique la transférabilité d’un système d’information, et comment un dirigeant peut sécuriser ce point avant une cession.

Comprendre l’essentiel en quelques mots

Un système d’information transférable, c’est un système qui peut changer de propriétaire sans arrêt d’activité, sans conflit juridique et sans dépendance cachée à une personne ou à un prestataire. Cela signifie trois choses simples :

- Le repreneur peut récupérer les outils, les données et les accès.
- Les contrats IT permettent juridiquement la transmission.
- Le fonctionnement quotidien peut continuer sans la présence du dirigeant ou d’un informaticien “indispensable”.

Dans les faits, la transférabilité repose surtout sur la clarté : outils bien identifiés, droits d’accès maîtrisés, documentation minimale, contrats accessibles.

Ce qu’un dirigeant doit savoir sur le sujet

Dans beaucoup de PME, les systèmes d’information se sont construits progressivement, parfois de manière informelle. Un logiciel acheté il y a dix ans, un tableur utilisé comme ERP, un prestataire informatique devenu indispensable… Ces éléments fonctionnent au quotidien, mais peuvent poser problème au moment d’une cession.

Chez Scale2Sell, nous observons souvent que les dirigeants sous-estiment le rôle des SI dans la valorisation. Un système d’information propre, documenté et transmissible rassure le repreneur et peut réduire le risque perçu. À l’inverse, un SI opaque peut faire apparaître des dépendances critiques : un salarié clé qui connaît tout, un prestataire unique, ou une absence totale de documentation.

Un autre point essentiel : certains outils ne peuvent pas être transférés légalement, notamment si les licences sont nominatives ou liées à l’entrepreneur en personne. Il arrive également que les données soient hébergées sur des plateformes personnelles, ce qui complique fortement la transmission et la conformité réglementaire.

L’objectif n’est pas d’avoir un système « parfait », mais un système compréhensible, structuré et transmissible.

Comment analyser votre situation

Voici une méthode simple pour évaluer la transférabilité de vos systèmes d’information.

Étape 1 : Cartographier les outils et prestataires
Identifiez tous les logiciels, abonnements, serveurs, hébergements, prestataires IT. Même une simple liste Excel suffit pour démarrer. Le but est d’avoir une vision claire de « ce qui existe ».

Étape 2 : Vérifier les conditions contractuelles
Regardez si les licences sont transférables. Certaines solutions verrouillent la transmission. D’autres nécessitent une procédure spécifique. Cette vérification évite les mauvaises surprises au moment de la due diligence.

Étape 3 : Identifier les dépendances critiques
Questions simples : Qui connaît vraiment le système ? Est-ce documenté ? Est-ce que le fonctionnement repose sur une seule personne ? Cette étape permet de voir si un repreneur pourra opérer dès le premier jour.

Étape 4 : Évaluer la sécurité et l’accès aux données
Les données sont-elles centralisées ? Sécurisées ? Accessibles ? Ou dispersées dans des boîtes mails personnelles et des disques durs individuels ? Pour un repreneur, la visibilité et la sécurité valent autant que la performance.

Ces quatre étapes constituent une base solide pour anticiper ce que le repreneur évaluera.

Les erreurs fréquentes (et comment les éviter)

• Erreur 1 : Tout repose sur une personne clé. Si votre “responsable informatique informel” quitte l’entreprise, plus personne ne peut expliquer comment tout fonctionne.
• Erreur 2 : Confondre usage quotidien et transférabilité. Un outil peut très bien fonctionner, mais être impossible à transférer juridiquement ou techniquement.
• Erreur 3 : Utiliser des comptes personnels pour des outils professionnels. Cela crée des problèmes de sécurité et de transmission au moment de la vente.
• Erreur 4 : Absence totale de documentation. Un repreneur redoute ce qu’il ne comprend pas. Même une documentation minimale améliore la perception du risque.
• Erreur 5 : Ne pas vérifier les contrats des prestataires. Certains fournisseurs refusent toute transmission. Cela peut créer un blocage inattendu dans la transaction.

Les bonnes pratiques pour aller plus loin

Étape 1 : Centraliser et clarifier les accès

Organisez les accès : comptes dédiés à l’entreprise, mots de passe stockés de manière sécurisée, retrait des adresses personnelles. Un repreneur doit pouvoir reprendre la main immédiatement.

Étape 2 : Documenter l’essentiel, pas tout

Une documentation simple suffit : schéma des outils, interactions principales, procédures critiques. L’expérience terrain de Scale2Sell montre qu’une documentation claire, même minimale, rassure énormément un investisseur.

Étape 3 : Professionnaliser la relation avec vos prestataires IT

Clarifiez les contrats, les obligations et les conditions de sortie. Dans les dossiers que nous accompagnons chez Scale2Sell, les prestataires jouent souvent un rôle clé dans la fluidité de la transition.