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Dans la plupart des PME et ETI, la gestion administrative repose sur des routines peu formalisées, portées à bout de bras par le dirigeant ou son assistante « historique ». Cette configuration expose l’entreprise à des risques de rupture, d’inefficience et de perte de valeur, notamment lors des phases de cession, levée de fonds ou transmission. Pourtant, la structuration rigoureuse de ces fonctions adossées à un accompagnement administratif adapté, reste sous-estimée par de nombreux dirigeants.
La première action consiste à inventorier l’ensemble des activités gérées en direct ou via des relais peu formalisés : gestion des paiements et relances, RH et contrats, organisation d’évènements, pilotage de l’agenda, formalités juridiques, suivi fournisseurs, classement, etc. Trop d’audits se limitent à l’organigramme ou à la fiche de poste, sans aller au bout du recensement opérationnel.
Chaque tâche doit ensuite être évaluée sur deux axes :
La tentation de rédiger des « bibles » internes exhaustives est forte, mais souvent contre-productive. On préférera des checklists dynamiques, des modèles de fiches de mission, et des protocoles visuels concentrés sur le « qui fait quoi ».
L’usage d’outils collaboratifs cloud (notamment Trello, Notion, Teams, Google Workspace) facilite la centralisation, la transmission et la pérennisation des savoirs, surtout dans les organisations multi-sites ou en télétravail. Un système de classement numérique et de gestion des droits d’accès est essentiel pour sécuriser la donnée.
Un opérateur d’assistance externalisée performant n’est pas qu’un bras supplémentaire, mais un partenaire de transformation. Son intégration doit être programmée :
Les principales erreurs sont souvent :
La solidité des fonctions administratives joue de plus en plus dans la notation des dossiers lors des audits d’acquisition. Un sytème structuré prouve la résilience de l’entreprise, facilite l’onboarding d’un repreneur, donne de la confiance sur la continuité opérationnelle et fluidifie la négociation (surtout face à des acquéreurs professionnels).
Certains dirigeants restent réticents face à la digitalisation et à l’externalisation, au nom du « sur-mesure » ou de la confiance interpersonnelle. Mais refuser la formalisation et le partage des savoirs fragilise la transmission et bride la croissance : il existe aujourd’hui des solutions pour allier agilité, confidentialité et industrialisation. Le vrai défi n’est pas technique, mais managérial et organisationnel.
Structurer, digitaliser et transférer efficacement les fonctions administratives n’est plus un luxe mais une nécessité stratégique pour tout dirigeant souhaitant maximiser la valeur, l’attractivité et la résilience de son entreprise. Ce processus exige rigueur, outils adaptés et accompagnement méthodique, bien au-delà du simple remplacement de l’assistant « maison ». Prendre ce sujet à bras-le-corps, c’est investir dans la pérennité et l’efficacité, tout en ouvrant de nouveaux horizons pour la croissance, la cession ou la transmission. Il ne vous reste plus qu’à passer à l’action.
Coraline Thieller est partenaire chez Scale2Sell, où elle pilote la mise en place et l’organisation de l’assistanat au sein des entreprises accompagnées.Spécialiste des opérations et de la structuration des fonctions support, elle aide les dirigeants à déléguer efficacement, à fluidifier leur quotidien et à se recentrer sur leur rôle stratégique.
Avant de rejoindre Scale2Sell, Coraline a accompagné de nombreuses startups et PME dans leur structuration interne, en s’appuyant sur une approche à la fois humaine, pragmatique et orientée résultats.
Réactive, bienveillante et ultra opérationnelle, Coraline est la garante d’une assistante qui devient un vrai levier de performance.
Maman de 2 garçons de 15 et 5 ans, Coraline est basée à Aix en Provence
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